Datenschutzhinweise für optimal MediaPort

Stand: 5. August 2026

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung in diesem Dienst ist die optimal media GmbH, Glienholzweg 7, 17207 Röbel/Müritz, Deutschland, Telefon +49 39931 56 500, E-Mail info@optimal-media.com.

Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz@optimal-media.com.

2. Zwecke und Datenkategorien

optimal MediaPort verarbeitet Daten, um sichere Dateiübertragungen bereitzustellen, Zugriffe zu verwalten, Transfers einem Projekt zuzuordnen, Dateien auf Schadsoftware zu prüfen und die IT-Sicherheit nachzuweisen. Je nach Nutzung betrifft dies insbesondere Konto- und Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Rolle), Transfer- und Projektdaten, Dateinamen, Dateigrößen, Übertragungs- und Freigabestatus, Jobdaten sowie die von Ihnen bereitgestellten Dateiinhalte.

Beim Aufruf verarbeitet der Dienst technische Verbindungsdaten, insbesondere Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser-Informationen, die tatsächliche Quell-IP-Adresse sowie sicherheitsrelevante Ereignisse. Die Browser-IP wird am HTTPS-Eingang ermittelt; vom Browser mitgelieferte Forwarded-Header werden hierfür nicht verwendet.

3. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung zur Durchführung eines Nutzer-, Projekt- oder Transferverhältnisses erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit gesetzliche Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten bestehen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO maßgeblich. Die Absicherung des Dienstes, die Missbrauchserkennung, die Protokollierung und der Schutz der übertragenen Daten erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in einem sicheren und störungsfreien Betrieb.

4. Empfänger und Auftragsverarbeitung

Zugriff erhalten nur berechtigte Mitarbeiter und die von ihnen eingeladenen Projektbeteiligten nach ihrem jeweiligen Berechtigungsumfang. Soweit für den Betrieb erforderlich, setzen wir technische Dienstleister ein, insbesondere für Hosting, E-Mail-Versand, Malware-Prüfung und – sofern aktiviert – S3-kompatiblen Speicher. Diese erhalten Daten nur im erforderlichen Umfang und, soweit nötig, auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Eine Übermittlung in Staaten außerhalb der EU beziehungsweise des EWR erfolgt nur, wenn dies für den konkret konfigurierten Dienst erforderlich ist und die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

5. Speicherdauer

Dateien, Transfers und Projektinformationen werden entsprechend den festgelegten Ablauffristen, vertraglichen Anforderungen oder berechtigten Löschanweisungen gelöscht. Sicherheits- und Auditdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erkennung, Untersuchung und Abwehr von Sicherheitsvorfällen sowie zur Erfüllung von Nachweispflichten erforderlich ist. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

6. Cookies und lokale Einstellungen

optimal MediaPort verwendet keine Analyse- oder Werbe-Cookies. Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies eingesetzt: MEDIAPORTSESSID für die sichere Anmeldung, Sitzung und den CSRF-Schutz sowie MEDIAPORT_COOKIE_NOTICE für die Anzeige des Cookie-Hinweises. Der Hinweis-Cookie enthält lediglich die Auswahl „nur notwendige Cookies“, ist HTTP-only gesetzt und gilt ein Jahr. Die Verarbeitung erfolgt für die Funktionsfähigkeit und Sicherheit des Dienstes auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie § 25 Abs. 2 TTDSG. Unter Cookie-Einstellungen kann der Hinweis jederzeit erneut angezeigt werden.

7. Ihre Rechte

Sie haben – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an datenschutz@optimal-media.com.

8. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für optimal media ist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern, Werderstraße 74a, 19055 Schwerin, Telefon +49 385 59494 0, E-Mail info@datenschutz-mv.de, www.datenschutz-mv.de. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

9. Aktualität

Diese Hinweise werden angepasst, wenn sich Funktionen des optimal MediaPort oder rechtliche Vorgaben wesentlich ändern. Die aktuelle Fassung ist jederzeit über diese Seite abrufbar.

Ergänzende, unternehmensweite Informationen: Datenschutzerklärung von optimal media.